Verifactu: qué es, cuándo entra en vigor y cómo afecta a tu negocio
Autor: David Gonzalez
Verifactu es uno de los cambios normativos más importantes que va a vivir la facturación en España en los próximos años. No es un programa que se instala ni una app que se compra: es el conjunto de requisitos técnicos que la Agencia Tributaria exige a los sistemas de facturación para garantizar que las facturas no puedan manipularse.
En esta guía explicamos qué es realmente Verifactu, qué fechas hay que tener en el calendario, qué pasa si tu negocio no se adapta a tiempo, y cómo Opticorp integra estos requisitos de serie en su software de gestión para talleres.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es el nombre con el que se conoce popularmente al sistema derivado del Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley Antifraude (Ley 11/2021). Su nombre técnico completo es Reglamento de los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF).
Lo importante: Verifactu no regula el diseño de la factura, sino cómo debe funcionar el software que la genera. Exige que cualquier programa de facturación cumpla con varios requisitos técnicos:
Registro de facturación: generar un registro por cada factura emitida (alta y, en su caso, anulación).
Huella digital o hash encadenado: encadenar esos registros de forma que cualquier alteración posterior quede detectada.
Inalterabilidad: los registros no se pueden borrar, modificar ni reordenar sin dejar rastro.
Código QR: obligatorio en cada factura, para que el receptor o la AEAT puedan verificarla.
Existen dos modalidades: la modalidad VERI*FACTU, en la que el software envía cada registro a la AEAT en el momento de emitir la factura (opcional, y en ese caso la factura se marca como "verificable"), y la modalidad no verificable, en la que se cumplen igualmente los requisitos técnicos pero sin envío inmediato.
Calendario: cuándo entra en vigor Verifactu
Este es el punto que más ha cambiado y el que más dudas genera, porque la fecha se ha aplazado más de una vez. El calendario vigente, tras el Real Decreto-ley 15/2025, es el siguiente:
1 de enero de 2027: obligatorio para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
1 de julio de 2027: obligatorio para autónomos y el resto de contribuyentes que facturen con un programa informático.
Quedan exentas de la obligación las empresas que ya están adscritas al Suministro Inmediato de Información (SII), al tratarse de un sistema de reporte que persigue un objetivo similar.
Aunque la fecha límite se ha movido, no es recomendable esperar al último momento: adaptar un sistema de facturación (o migrar a uno que ya cumpla) lleva tiempo, y cuanto antes se haga, menos prisas y menos riesgo de errores en la transición.
¿Qué pasa si no me adapto a tiempo?
El incumplimiento tiene consecuencias económicas directas. Usar un software de facturación que no cumpla los requisitos técnicos puede acarrear multas de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal. Además, los fabricantes de software están obligados a emitir una declaración responsable confirmando que su sistema cumple la normativa, así que cualquier programa serio debería poder acreditarlo.
Para quien factura con Excel, Word o plantillas manuales, la normativa tiene un impacto directo: a partir de la fecha de entrada en vigor que corresponda, estas herramientas dejarán de ser válidas para facturación habitual salvo que se emitan facturas completamente manuales en papel o talonario, una opción que sigue existiendo pero que implica mucha más carga administrativa.
Consulta vinculante V2653-24: ¿se puede facturar con Excel?
Es una de las dudas que más circula, y también una de las que más se ha malinterpretado. La Dirección General de Tributos (DGT) resolvió el 27 de diciembre de 2024 la consulta vinculante V2653-24, planteada por una profesional que emitía pocas facturas al mes elaboradas en una hoja de cálculo y enviadas a sus clientes.
La respuesta de la DGT es más matizada de lo que suele repetirse: si la factura se elabora de forma completamente manual, sin que ningún programa intervenga en su generación, numeración o conservación —es decir, usando la hoja de cálculo como si fuera una máquina de escribir—, el Reglamento Verifactu no resulta de aplicación. Pero en cuanto el Excel calcula automáticamente importes o IVA, numera las facturas, encadena registros o se usa como base de datos para llevar la contabilidad, la propia DGT aclara que ya no puede excluirse la obligación: pasa a considerarse un sistema informático de facturación (SIF) y debe cumplir Verifactu como cualquier otro software.
En la práctica, esto deja un margen muy estrecho: la inmensa mayoría de autónomos y talleres que usan Excel lo hacen con fórmulas, plantillas y numeración automática, precisamente lo que la DGT identifica como uso sujeto a la norma. Por eso, más que una vía para evitar Verifactu, la V2653-24 funciona como un aviso de lo contrario: casi cualquier uso real de Excel para facturar ya cuenta como software de facturación, y como tal, tendrá que cumplir los mismos requisitos que cualquier programa (registro encadenado, QR, inalterabilidad) a partir de las fechas que correspondan.
Verifactu y tiendas online: el caso de WooCommerce
El mismo principio aplica a cualquier sistema que genere facturas de forma automatizada, incluidas las tiendas online. Los negocios que venden a través de WooCommerce y generan facturas automáticamente con cada pedido —mediante plugins de facturación conectados a la tienda— están usando un sistema informático de facturación a todos los efectos, y ese sistema deberá cumplir los mismos requisitos técnicos: registro encadenado con hash, código QR y conservación inalterable de los registros.
Esto significa que los plugins de facturación para WooCommerce tendrán que actualizarse (o sustituirse por otros que ya cumplan) antes de la fecha de entrada en vigor que corresponda al negocio. Si gestionas una tienda online además de otra actividad facturada por separado, conviene comprobar que ambos sistemas —el de la tienda y el del resto del negocio— cumplen de forma independiente, ya que Hacienda los trata como sistemas de facturación distintos si no están integrados entre sí.
Verifactu en el día a día de un taller mecánico
Para un taller, Verifactu no es un trámite abstracto: afecta directamente a cómo se cierra cada orden de reparación. Cada factura o ticket emitido al cliente —ya sea una revisión, un cambio de piezas o una reparación mayor— tendrá que salir de un sistema que genere su registro encadenado y su código QR automáticamente, sin que el taller tenga que hacer nada manual.
Esto tiene una implicación práctica importante: una vez emitida una factura, no se puede simplemente "corregirla" reescribiéndola. Si hay un error, el sistema debe reflejar la rectificación como un nuevo registro trazable, no como una edición silenciosa. Un software de gestión pensado para talleres, como el de Opticorp, resuelve esto integrando la lógica de Verifactu directamente en el flujo de trabajo habitual: presupuesto, orden de reparación, factura.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Verifactu es un programa que tengo que comprar e instalar?
No. Verifactu es una normativa, no un producto. Lo que necesitas es que tu programa de facturación actual (o uno nuevo) cumpla sus requisitos técnicos. No existe "el software Verifactu": existen sistemas de facturación adaptados a Verifactu.
¿Puedo seguir facturando con Excel?
A partir de la fecha de entrada en vigor que te corresponda (enero o julio de 2027), Excel, Word o plantillas similares dejarán de ser válidos para facturación habitual, salvo que optes por emitir facturas completamente manuales en papel. Para el uso diario de un negocio, la vía práctica es un software de facturación certificado.
¿A quién afecta Verifactu?
A todo autónomo, pyme o empresa que emita facturas mediante un programa informático. Quedan exentas las empresas ya acogidas al SII. El calendario diferencia entre empresas (enero de 2027) y autónomos y el resto de obligados (julio de 2027).
¿Qué pasa si mi software actual no cumple?
Corres el riesgo de sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio, además de quedar expuesto en caso de inspección, ya que tus registros no podrán acreditarse como inalterables. Lo recomendable es comprobar con tu proveedor de software si tiene previsto (o ya tiene) el cumplimiento, o migrar a tiempo a uno que lo garantice.
¿Cómo sé si un software cumple realmente con Verifactu?
El fabricante debe poder mostrar una declaración responsable de cumplimiento. En la práctica, comprueba que el sistema genera un registro por cada factura, que ese registro va encadenado con hash, que incorpora el código QR, y que no permite borrar ni reordenar facturas sin dejar rastro.
Conclusión
Verifactu no es una opción, es un cambio estructural en cómo debe funcionar cualquier software de facturación en España, con fecha límite en 2027 pero con ventajas claras en adelantarse: menos riesgo de sanciones, procesos más ordenados y mayor confianza de cara a una inspección.
En Opticorp hemos construido el sistema de facturación y órdenes de trabajo para talleres pensando en esto desde el diseño: el cumplimiento no es un módulo aparte que hay que activar, sino parte del flujo normal de trabajo.
